Gestión de documentos: herramientas para almacenar y consultar información

collagePor Tatta25

¿Cansado(a) de tener que cargar varias USB para llevar tu información de un lado a otro? Los servicios de alojamiento de archivos en la web pueden evitarte, como a mí, muchas incomodidades. Con herramientas como Google Drive, Dropbox o SkyDrive los usuarios almacenamos, consultamos y descargamos información con unos cuantos clics. Además, podemos guardar diferentes tipos de archivos (diapositivas, textos, hojas de cálculo, videos o audios) con la confianza de que los encontraremos donde los dejamos (Claro, si no ocurre una hecatombe web).

Wikipedia los define así:

Un servicio de alojamiento de archivos, servicio de almacenamiento de archivos online, o centro de medios online es un servicio de alojamiento de Internet diseñado específicamente para alojar contenido estático, mayormente archivos grandes que no son páginas web. En general estos servicios permiten acceso web y FTP. Pueden estar optimizados para servir a muchos usuarios (como se indica con el término “alojamiento”) o estar optimizados para el almacenamiento de usuario único (como se indica con el término “almacenamiento”). Algunos servicios relacionados son el alojamiento de videosalojamiento de imágenes, el almacenamiento virtual y el copiado de seguridad remoto.

Para mí contar con sitios de este tipo ha sido una doble bendición: además de grandes escaparates digitales se han terminado convirtiendo en copias de seguridad. Siempre y cuando pueda acceder a mi información en algún ‘disco duro web’, la pérdida de mi PC no sería tan traumática. Otra función de estos servicios es la de repositorio documental. A medida que se va cargando información, muchos dan la opción de ver lo guardado por los otros usuarios.

Wikipedia define un repositorio, depósito o archivo como:

Sitio centralizado donde se almacena y mantiene información digital, habitualmente bases de datos o archivos informáticos.

Tanto en los sitios de almacenamiento como en los que además tienen la doble función de repositorio colectivo sólo bastará con crear una cuenta para comenzar a usarlos. La creación de la cuenta no tomará más de un minuto: con escribir un correo electrónico, digitar un nombre de usuario y colocar una contraseña nos habremos dado de alta. Algunos pedirán confirmación de la cuenta que se logra dando clic en el enlace que llegará a la bandeja de entrada o de no deseados.

Algunos sitios de almacenamiento y repositorios digitales a la vez son:

Archivos de texto:

Presentaciones

Sonido

Videos

Más información sobre los repositorios digitales:

Sitios de almacenamiento:

Este cuadro comparativo nos permite ver ventajas y desventajas de otros servicios de almacenamiento en línea:

Comparaciones

Para no naufragar:

  • Debemos aprender a configurar nuestras cuentas en estos sitios para evitar que la documentación que queremos mantener privada termine siendo pública.
  • Conocer las opciones que estos sitios brindan para compartir información con usuarios determinados será útil. Esta funcionalidad es ideal para trabajar con compañeros de trabajo o estudio. Les ahorrará tiempo a los involucrados porque podrán acceder a la vez al mismo documento.
  • Cambiar la contraseña con regularidad para evitar accesos indeseados es una tarea que no podemos olvidar.
  • Una tarea que debería ser inmediata es la lectura sobre seguridad digital para tener mejor manejo de nuestros documentos y no sólo los que tenemos colgados en la web.
  • Aprender a organizar la información en estos escaparates virtuales será clave para no perderse en el mar de documentos que terminaremos creando con el paso de los meses.

3 Comments

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s