Por: Karen De la Hoz, directora de Comunicaciones de la FNPI y de la estrategia digital del Premio y Festival Gabo.

¿Cómo cubrir un evento periodístico de manera que inspire a los periodistas de Iberoamérica, que buscan ideas para mejorar su trabajo diario y para emprender proyectos de largo aliento? ¿Qué elementos tener en cuenta a la hora de elaborar la estrategia? ¿Cómo definir plataformas y formatos? ¿Qué herramientas usar para administrar tareas y facilitar la coordinación entre diferentes equipos?

Esta es la historia detrás del relato. Así fue la planeación del cubrimiento del Premio y Festival Gabriel García Márquez de Periodismo, una de las citas anuales más importantes del periodismo iberoamericano, que reúne a grandes exponentes del oficio alrededor de charlas, talleres y muestras, en un evento de entrada libre por el que han pasado, en 6 años, unos 40.000 asistentes.

LA ESTRATEGIA Y LAS HOJAS DE CÁLCULO
El Festival Gabo es un evento organizado por la FNPI – Fundación Gabriel García Márquez para el Nuevo Periodismo Iberoamericano, y guarda estrecha relación con otros proyectos de la Fundación: el Programa de Ética Periodística, que busca abrir espacios de reflexión y debate acerca de los desafíos éticos que enfrentan los periodistas, y el Centro Gabo, que trabaja para preservar el legado de Gabriel García Márquez.

La primera decisión importante de la estrategia fue definir cómo contar el Festival Gabo desde cada proyecto y generando valor para todas las audiencias y para el público del Festival. Después de ajustar varias veces la versión inicial, estos fueron los contenidos que decidimos compartir desde los canales de cada proyecto:

Festival Gabo: Ambiente del Festival + Invitación a vivir el Festival + Programación de estands + Invitación a seguir las transmisiones en directo + Invitación a la exposición fotográfica + Invitación a documentales + Cobertura del Premio Gabo + Cobertura de Mentes curiosas, la nueva sección del Festival Gabo + Cobertura de la sección Periodismo de tú a tú + Invitación a seguir la cobertura en otras cuentas + Contenido publicado en texto en la página de Festival Gabo.  

FNPI: Invitación a seguir la transmisiones en vivo + Cobertura de la sección Cocina del Periodismo + Cobertura de Talleres + Resúmenes de lo mejor del Festival + Invitación a seguir la cobertura en otras cuentas + Contenido publicado en texto en la página de Festival Gabo.

Centro Gabo: Cobertura de la sección Obsesiones de Gabo, una sección del Festival Gabo diseñada para hablar sobre los temas que le importaban a Gabo + Réplica de información relevante del Festival + Historias y anécdotas relacionadas con Gabriel García Márquez.

Red Ética: Cobertura de las charlas relacionadas con ética periodística + Réplica de cobertura de charlas de Premio Gabo +  Invitación a seguir la cobertura en otras cuentas + Contenido publicado en texto en la página de Festival Gabo relacionado con ética periodística.

Con la claridad de cómo contar el Festival Gabo desde cada proyecto de la FNPI, empezó la definición de formatos y plataformas. Revisar los aciertos y desaciertos del cubrimiento del Festival Gabo 2017 fue clave en este punto del proceso.

Facebook:
Esta fue la plataforma más sencilla de abordar. Al momento de empezar la planeación ya estaba claro y presupuestado que todas charlas estarían disponibles desde Facebook Live. Con 50 eventos en directo, distribuidos entre cuatro páginas de Facebook, no quedaba mucho por agregar a la cobertura sin saturar este canal, así que solo incluimos una galería de fotos diaria y algunas publicaciones en video, entre ellas un video resumen diario del Festival.

Tip uno: para comunicar que estaríamos en directo desde Facebook Live preparamos una noticia que publicamos en el sitio web de festivalgabo.com y difundimos a través de mailing, whatsapp, redes sociales y en un banner que implementamos en nuestro home y en todas las páginas de las sección Noticias de nuestra web.    

Tip dos: todas las charlas de Facebook Live necesitaban una descripción que le indicara al usuario qué podría encontrar en la charla. Esas descripciones fueron realizadas antes del inicio del Festival Gabo para evitar carreras y errores de último minuto. Había un formato sobre el cual se construyeron y una hoja de cálculo de Google Docs en la que todas las descripciones estaban disponibles para los miembros del equipo.

Tip tres: había un responsable de verificar el buen funcionamiento de los Facebook Live, compartir las publicaciones a través de las distintas cuentas y conversar con las personas que estaban siguiendo la transmisión en directo.

Resultados: Transmisiones en directo con interacciones de personas que agradecían tener la posibilidad de seguir el Festival en directo, comentaban el contenido y hacían preguntas desde distintos países de Iberoamérica.

Twitter:
Para el cubrimiento en Twitter consideramos los siguientes frentes. Para cada uno prediseñamos formatos y asignamos responsables:

• El contenido que se produjera durante las charlas
• El contenido que se había producido en los meses previos al Festival Gabo, como videos, textos, perfiles y entrevistas, y que servía para dar contexto a los usuarios que seguían la transmisión desde Internet
• El contenido de ambiente que invitaba a vivir el Festival Gabo
• El contenido que invitaba a seguir las transmisiones en vivo y remitía a otras cuentas que estaban haciendo cubrimiento.

Tip uno: las actividades que cada miembro del equipo debía cubrir quedaron consignadas en una hoja de cálculo de Google Docs que fue distribuida antes del evento. Previamente, todos habían indicado cuáles eran sus temas preferidos; esas preferencias fueron tenidas en cuenta a la hora de asignar tareas.  

Tip dos: las hojas de cálculo también fueron la herramienta para preparar los tuits de contexto que se usarían durante el cubrimiento. Estos tuits nos permitieron recuperar material valioso en momentos coyunturales.

Resultados: los tuits publicados durante los tres días del Festival Gabo recibieron cerca de un millón 400 mil impresiones tanto en la cuenta de Festival Gabo como en la de FNPI. Asimismo, las publicaciones en las cuentas de la Red Ética y la Centro Gabo recibieron, cada una, cerca de 500 mil impresiones. Los clics a los los enlaces, los RTs y los ‘Me gusta’ también aumentaron significativamente en las cuatro cuentas durante los tres días del Festival.

Resultados: #FestivalGabo2018 y #PremioGabo2018 fueron tendencia en Twitter tanto en Medellín como en Colombia.

Instagram:
Esta fue la plataforma elegida para mostrar al público disfrutando el Festival Gabo. El cubrimiento incluyó la sección de noticias, las historias e InstagramTV. Hubo fotos, galerías de fotos, videos y formatos nativos.

CUBRIMIENTO EN VIDEO
El cubrimiento en video tuvo tres momentos: previo, durante y posterior al evento. En la etapa previa preparamos un video para resaltar el trabajo de cada finalista del Premio Gabo y un video para exaltar a los ganadores de los Reconocimientos a la Excelencia y Clemente Manuel Zabala a un editor colombiano ejemplar (14 videos en total), estos videos fueron proyectados en las pantallas del Festival Gabo y se usaron en redes sociales.

Durante el Festival Gabo activamos varios frentes: transmisiones en directo desde Facebook Live y Youtube, video resúmenes, cápsulas para Instagram, material en vivo de la ceremonia, material para medios y entrevistas para su posterior edición.

El plan de trabajo posterior al Festival Gabo incluyó la edición de entrevistas que se grabaron con invitados y asistentes al evento. Las entrevistas se plantearon servir a los público de Festival Gabo, Centro Gabo y Red Ética.

Tip uno: para la planeación de la estrategia tuvimos reuniones editoriales y técnicas y también fue clave la revisión de la evaluación a la estrategia de video de 2017.

Resultados: la calidad y la rapidez con la que se produjo el material audiovisual del evento fue tema de conversación entre invitados y asistentes al Festival Gabo.

CUBRIMIENTO FOTOGRÁFICO
Tres reporteros gráficos estuvieron a cargo del cubrimiento fotográfico del Festival Gabo 2018. A ellos se sumó, para algunos momentos y tareas puntuales, un cuarto fotógrafo.

Definimos dos canales de trabajo: primero, un grupo de Whatsapp al que los fotógrafos enviaban material en tiempo real, estas fotos se usaron para los cubrimientos en redes sociales desde todas las cuentas de la FNPI; segundo, una carpeta de Google Drive organizada por día y actividad, que los fotógrafos actualizaban entre dos y tres veces al día. Esta carpeta se distribuyó a la prensa y se utilizó en las publicaciones web.

Tip uno: una reunión previa en la que se definieron prioridades, necesidades y canales de comunicación fue la base de la planeación de este cubrimiento. Los fotógrafos recibieron un Hoja de cálculo de Google Drive con la programación del Festival Gabo y los eventos que debían cubrir; sobre ese documento hicieron su plan de trabajo.

Tip dos: la carpeta de Google Drive con el cubrimiento del Festival Gabo tenía una subcarpeta llamada ‘Lo mejor del día’, en la que cada fotógrafo entregaba su mejor material para incluirlo en las galerías resumen que se publicaban en redes sociales al final de cada día. Esta fue la forma de garantizar una curaduría gráfica que llegara desde los fotógrafos y que fuera fácil de operar.  

CUBRIMIENTO EN TEXTO
La cobertura en texto se realizó a través tres formatos previamente definidos, dos de los cuales se probaron con éxito en el Festival Gabo 2017. De acuerdo con el material disponible, cada redactor definía cuál de los tres formatos era el que mejor se adaptaba al cubrimiento de su charla o actividad.

Tip uno: los eventos que tendrían cubrimiento en texto fueron definidos antes del Festival y asignados a un responsable. Todos los redactores recibieron los tres formatos y un instructivo de cómo aplicarlos.

Tip dos: el cubrimiento en texto fue realizado por el mismo equipo que hizo el cubrimiento en Twitter de cada charla. Estaban organizados de forma que pudieran cumplir ambas funciones y tuvieran cargas equitativas de trabajo.  

Tip tres: un coordinador del equipo de la FNPI era el encargado de revisar los contenidos antes de su publicación. Todos los redactores debían montar sus artículos como borrador en el sitio web del Festival Gabo; para realizar esta tarea recibieron una capacitación la semana previa al evento.  

Resultados: El equipo de cubrimiento en texto produjo 26 contenidos, la mayoría de los cuales se publicaron en tiempo real. Esto significó un avance con respecto a 2017, año en el que mucho del contenido quedó represado y su revisión y publicación se realizaron la semana posterior al Festival.

ALGUNAS CIFRAS
El 2018 fue un año de hitos en la cobertura del Premio y Festival Gabo:

• Durante la convocatoria del Premio Gabo, las páginas vistas del sitio web aumentaron 176.24% con respecto a 2017.
• Durante la etapa de Festival Gabo, las páginas vistas del sito web aumentaron 51.21% y los usuarios 69.23%.
• El anuncio de los 40 mejores trabajos de Iberoamérica representó un hito histórico de consumo en la página web de Festival Gabo. En un día se generaron 17.056 páginas vistas.
• La producción audiovisual disparó la métrica de alcance en todas las plataformas usadas en el cubrimiento.

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Todo esto fue posible gracias a un equipo profesional y comprometido que cree en el proyecto Premio y Festival Gabo y disfruta ser parte de su cubrimiento.